Quando falamos em comunicação em projetos, pensamos várias coisas e principalmente os problemas enfrentados diariamente sob a ótima de comunicação em projetos.
Podemos observar:
- Definição e entendimento correto do escopo (pelo cliente, gerente de projetos e equipe).
- Planejamento do projeto
- Entendimento na construção da EAP (a equipe compreender o valor de aplicação da ferramenta)
- Estimativas
- Clareza e confiabilidade nas informações vitais do projeto (atualização de cronograma, IDP, IDC).
- Atividades de execução ligadas à construção do(s) produto(s) do projeto
- Dentre outras
Ao observamos os processos previstos pelo Guia PMBOK® – 5ª edição, a saber:
- Planejar o gerenciamento da comunicação
- Gerenciar comunicação
- Controlar comunicação
Temos o desafio de adaptar tais práticas SUGERIDAS à realidade da organização em uma visão SIMPLES, OBJETIVA e REALISTA. Apresento 3 passos importantes para a criação do plano de comunicação em um projeto ou mesmo em uma metodologia:
1º passo
O primeiro ponto a ser avaliado por uma equipe é a Análise de Partes Interessadas que certamente pode e deve impactar na aplicação do seu plano de comunicação. Como sugestão utilizar a matriz de PODER x INFLUÊNCIA, definindo uma lista de parte interessadas que podem ser classificadas como primárias ou secundárias.
2º passo
Baseado nesta análise, elaborar uma lista de informações CRÍTICAS e RELEVANTES que devem ser comunicadas durante o projeto, tais como (mas não se limitando):
- Avanço físico (tempo e custo).
- Indicadores (IDP e IDC).
- Lista de Marcos (planejado X realizado).
- Registro de mudanças com ALTO impacto.
- Justificativas, alterações e/ou desvios.
- Dentre outras.
A partir desta lista é importante definir o quê de fato possui a maior CRITICIDADE, por exemplo, definir um ranking de 1 a N, onde a opção 1 é mais importante a ser comunicada.
Exercício: Se você e sua equipe pudessem escolher somente um tópico para comunicar no projeto e, baseado na análise de partes interessas, QUAL SERIA ? (Esso é o passo inicial)
3º passo
- Baseada na análise de partes interessadas e listas de tópicos críticos de comunicação é o momento de definir o método para CADA tópico (por sugestão)
Modelo de Comunicação / Periodicidade / Objetivo / Responsável
Exemplo: Tópico Avanço Físico
Relatório / Quinzenal / Atender a expectativa de um corpo executivo de uma organização / Gerente de Projetos
Após este exercício, será elaborado uma série de atividades que irão disparar EVENTOS de comunicação RELEVANTES para o projeto como reuniões (tradicionais ou mesmo modelos aplicados em abordagens ágeis como o stand-up meeting do SCRUM), workshops, lançamento de produtos, apresentações executivas, atualização de sites, elaboração de peças de marketing, dentre outras.
Entendo que estas atividades deverão ser avaliadas periodicamente, talvez mensalmente, onde a cada avaliação pode entrar, sair ou alterar cada evento de comunicação de acordo com necessidade e MATURIDADE do projeto.
Exemplo: Em um projeto crítico a comunicação com executivos, no início, pode ser SEMANAL. Com o passar do tempo, aumento de maturidade e confiança nas informações, poder passar para acompanhamento MENSAL.
Esta avaliação pode e deve apoiar sua empresa em aplicar a práticas de forma ágil, objetiva e EFICAZ, diminuindo ruídos da comunicação, retrabalho visando o alinhamento entre as partes interessadas do projeto.
Sucesso !
Carlos Augusto Freitas, CAPM, PMP, ITIL.
